In questi giorni abbiamo sentito parlare spesso di “smart working”, questo metodo di lavoro negli ultimi anni è stato adottato da molte aziende lo sostengono anche i dati dell’ultima edizione dell’Osservatorio Politecnico di Milano: nel 2019 c’è stato un aumento del 20%, sono 570 mila i smart workers in Italia. Ma vediamo cosa si intende per Smart Working e quali sono gli strumenti utili per lavorare da casa come se ci si trovasse nell’ufficio con i colleghi.
Che cos’è lo Smart Working?
Lo smart working è una modalità di esecuzione del lavoro subordinato caratterizzato dall’assenza di vincoli di orari o spazi, e prevede un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi stabiliti tra datore di lavoro e dipendenti.
Lavorare da remoto ha i suoi benefici tra cui un miglioramento della produttività e una riduzione dei costi. Ma per gestire lo smart working in modo efficiente bisogna utilizzare i giusti strumenti.
Smart Working, i tool utili
Ci sono alcuni strumenti che sono imprescindibili per organizzare il tuo lavoro e per comunicare con i datori di lavoro e i colleghi.
Per la condivisione
Smart working vuol dire anche condivisione, non solo di obiettivi. I colleghi, infatti, devono accedere facilmente a file e a documenti e collaborarvi. In questo senso si può utilizzare strumenti come:
– Google Drive, accessibile da qualsiasi piattaforma, sistema operativo o browser, puoi caricare diverse tipologie di file, salvare allegati email ed effettuare backup di foto e video. Su google drive è possibile creare documenti, fogli di calcolo e lavorare a presentazioni ovunque ti trovi collaborando con i tuoi colleghi.
Per comunicare
Uno dei “contro” dello smart working è la mancanza della comunicazione vis-à-vis, va detto che le idee migliori nascono proprio dal confronto con il team. Ci sono però alcune piattaforme che ci vengono incontro, dal “buon vecchio” Skype a Slack.
– Skype ormai lo conosciamo tutti ci permette di chiamare, videochiamare e mandare messaggi istantanei a persone di tutto il mondo.
–Slack è un software di messaggistica istantanea innovativo che nasce proprio per i gruppi di lavoro. È possibile, infatti, non solo comunicare con una sola persona ma creare delle chat di gruppo che puoi dividere per progetto o cliente.
Inoltre puoi collegare Slack ad altre app come Trello e Google Calendar per avere tutto in un unico “ambiente”. Ma soprattutto puoi agganciarlo ai principali software che gestiscono le chat collegate ai siti web e quindi gestire anche le risposte ai clienti.
Per l’organizzazione del lavoro
Per tenere a mente attività, scadenze appuntamenti e gestire tutti i tuoi “To-do-list” puoi utilizzare questi tool:
– Google Calendar, l’agenda elettronica per eccellenza dove segnare tutte le cose da fare. Una delle funzionalità più utile di questo tool è quella che puoi creare diversi calendari a seconda del progetto, contraddistinguerli con colori ed etichette, e scegliere con quale membro del team condividerlo. Per non dimenticare nulla puoi anche impostare delle notifiche. Infine Calendar può essere sincronizzato con Gmail per gestire inviti, appuntamenti e impegni direttamente dalla tua email.
–Trello è un software per il task management che riprende il Metodo Kanban. È come avere una lavagna virtuale da suddividere in tabelle dove usare tanti post-it colorati. Puoi creare, infatti, delle bacheche dividendo, per esempio, “cose da fare”, “fatto”, “idee” e “in corso”, assegnare le diverse attività ai tuoi colleghi, inserire descrizioni e commenti, e allegare file.
Grazie alle “check list”, dove avrai inserito le cose da fare, controlli l’avanzamento e lo stato di ogni progetto a mano a mano che un membro del team porta a termine il suo compito.
Infine come non menzionare Teamviewer e Google Chrome Remote Desktop, entrami due software che ti permettono di accedere al tuo computer da remoto. In pratica è come avere il tuo pc dell’ufficio a casa tua!
Nell’era del digitale, per lavorare bene non è necessario essere in ufficio ma per essere produttivi e raggiungere gli obiettivi basta avere i tool giusti!